Groupe de travail Gouvernance



Présentation du groupe de travail


Le groupe de travail a vocation à proposer des mesures d'évolution de la gouvernance sur le court terme pour mieux fonctionner.
Durée : octobre - novembre 2017
Ce groupe de travail est clos.

Un second groupe de travail en charge de formuler des propositions de plus long terme sur la structuration prend la suite.

Compte rendu des 3 réunions du 11, 30 et 31 octobre 2017


Ci-dessous, les écrits sont dans l"ordre chronologique (le plus récent en bas)

Origine du GT - Extrait de la réunion du COPIL du 3 octobre :
  • (...)
  • 1 - Question d'une mission sur la gouvernance ?
We du 21/22 octobre - faut-il faire une petite équipe capable de proposer une méthode ? Se réunir physiquement à 2 ou 3 personnes.
Lancer un DLA c'est long donc plutôt à travailler en interne, dans un délai de 2 à 3 semaines.
Jean-Baptiste : les phases = diagnostic partagé ; orientations stratégiques ; déclinaison opérationnelle
Rechercher 1 ou 2 scenarios pour la suite de la gouvernance ?
Apparait :
1 axe de court terme : faire évoluer la gouvernance pour mieux fonctionner.
1 axe de moyen terme : méthode pour travailler sur la stratégie de moyen terme.
  • 2 - Investissement des uns et des autres sur le sujet gouvernance
Jean-Baptiste (ok), Pete (non), Cécile (ok), Pierre-Yves (ok), Michel (non), Odile (ok), Manas (non), François (ok)
Groupe de travail : Pierre-Yves, Jean-Baptiste, Cécile, Odile, François
RDV : le 11/10 à 13h
  • 3 - Gestion des RH
Gestion de la fin de mission de Vincent + prolongation Ludo : commission RH Pierre / Michel / François / Jean-Baptiste

Date : 13/10 à 13h
  • 4 - Prochain COPIL avancé pour discuter notamment de la gouvernance : réunion le 31 octobre à 21h

Sources intéressantes
Elle sont à mettre dans le dossier Dropbox du COPIL, rubrique ouverte pour ce GT :
  • 05-GT-Structuration-Gouvernance

CR de la réu-tel du mercredi 11 octobre à 13 h

Présents : Cécile, François, Jean-Baptiste, Cécile

Infos diverses : Montpellier + conditions départ Vincent + son travail suite QPV ?
  • > revenir devant Copil QPV

D'abord, tour des réflexions des participants :
- Cécile : 2 volets : gouvernance court terme et orientations
- Jean-Baptiste : conforter fonctionnement actuel et en
engager le travail-mission stratégique
- François : proposer des mesures pragmatiques pour redynamiser Copil
  • et après sujets pouvant impacter les fondamentaux et les statuts
- Pierre-Yves : ok, assez vite lister des améliorations 2017-2018 puis travail stratégie
- F indispensable de revenir à stratégie, pour reconsidérer les finances et moyens
  • Nous avons vécu 3 étapes : bénévolat + chargés de missions + délégué général
  • 2 pistes :

Des idées pour améliorer le fonctionnement à court terme :
- Copil = rdv d'affaires courantes toutes les semaines ou tous les 10 jours (ainsi sont traités ou ventilés des
  • des points actuellement erratiques ou qui trainent en attendant le Copil mensuel
  • par exemple ceux évoqués ces jours-ci et listés en fin de ces notes)
- Copil et plénière = des sujets répartis à des responsables-rapporteurs donnant d'abord l'info synthétique puis les choix à valider ou non
- Com interne = Partager la veille et les infos intéressantes entre toutes les assos composantes
- Plénière : faire vraiment vivre son rôle de débat et d'orientations donc préparer en amont et animer
- Sur l'implication de nouveaux responsables : si les instances et la communication sont claires, ils s'y retrouveront et prendront leur tour
- Les commissions et GT : revoir leurs fonctions *
  • car il s'agit de recaler 3 instances en interactions : Copil / GT et Com-s / Plénière /
  • auxquels s'ajoutent des comités partenariaux (ex QPV)

Echanges :
- considérer nos processus lents et les rythmes de nos énergies : la palabre oui mais...
  • .une variante de type "directoire" et "conseil de surveillance" (exemple CAHP-Idf) est équilibrée
- selon les fonction des différentes instances, quels outils et moyens ?
- et dans ces moyens quelles contributions de chacun-e ? Il y a un potentiel mais cela s'organise

Autre sujets en suspens :
- importance depuis nos origines des associations "nationales" comme Habicoop et EHG, à équilibrer leur place relative avec les territoriales
- traiter de la disponibilité nécessaire pour ètre au Copil pour l'ouvrir et vite associer des nouveaux
- traiter de l'animation-présidence de nos temps de travail à distance et en physique

A noter, sur la lettre d'info externe : elle avait aussi une fonction interne inter-assos

Conclusion :
  • Changer des modes de GOUVERNANCE tout de suite avec des mesures établies au Copil du 31 octobre
  • Travailler la démarche stratégie-STRUCTURATION en commençant par partager les diagnostics issus du doc HP20
    • et de nous autres
  • Sur la "répartition", JB va amorcer un tableau de répartition acteurs/actions
  • PY va amorcer une liste de propositions pragmatiques à court terme


Entre les réunions :
- DROPBOX ouverte via celle du COPIL :

  • rubrique : 05_Travail_Gouvernance_Structuration =

- JB a envoyé un tableau "répartition" , Odile (et Luc de Cohabtitude également) ont complété
  • Ce tableau est actualisé dans la  DropBox

CR de la réu-tel du lundi 30 octobre à 13 h

  • Cécile excusée, en envoyant l'avis suivant
Les modalités d'action proposées par Jean-Baptiste me conviennent, je souhaite poursuivre le travail engagé pour la base de données et celui sur les marqueurs de la participation habitante.
Je pense que pour trouver du sang neuf, nous avons à dynamiser les associations adhérentes et à en faire adhérer de nouvelles ( je vais aller à Dijon le 28/11 rencontrer celui qui a écrit à la Coordin'action). On pourrait leur demander d'amener des habitants de nouveaux groupes à chaque plénière et être ainsi plus prés de leurs demandes. Bien que je vois l'intérêt de prendre des adhésions de groupes à la Coordin'action, je me range à l'avis de jean-baptiste qui dit que cela aboutirait à une dispersion des forces locales pour le moment.
La communication par lettre d'information, sur les travaux engagés, est à faire dés maintenant sur notre site, peux t'on la demander à un de nos salariés en binôme avec un référent du COPIL?
A mardi

Présents :
  • François,
  • Jean-Baptiste
  • Pierre-Yves
  • + Vincent
>Rappel de la distinction entre :
  • un volet court terme/pragmatique/GOUVERNANCE
    • Ces changements sont validés au Copil du mardi 31 oct pour mise en oeuvre immédiate
    • Ils sont valables pour la saison 2017-2018 donc jusqu'aux RNHP et donc à revoir à la rentrée de sept 2018.
    • Ils sont communiqués aux assos membres pour qu'ils s'impliquent dans les taches ouvertes
    • et un point d'évaluation est fait dès la Plénière du 13 janvier
  • un volet démarche stratégie-STRUCTURATION : ces questions "impactant les statuts" et de moyen terme (exemple les canaux d'adhésion) seront traitées ultérieurement
> Les mesures proposée sur le volet court terme/pragmatique/GOUVERNANCE

Celles associées à la nouvelle répartition des chantiers (voir tableau de JB) :
A - Principe qu'une personne ne porte pas plus de 2 chantiers
  • C'est l'association membre qui est impliquée, à travers l'un-e de ses responsables
B - Principe du binôme avec resp 1 et resp 2 (un mandataire et un référent....) de 2 associations différentes
  • Vérifier que chacun-e soit dans les boucles
  • Le resp 2 du binôme serait garant de la transversalité ?
C - Principe de convention avec une feuille de route précise

  • intégrant le mandat de représentation pour le sujet concerné

  • Besoin de "formater" les conventions dont celles qui ont un volet financier et avec apport de compétences

  • >> Vincent prépare une convention type + un grille financière

D - Tout salarié / chargé de mission de la Coordin'action doit être hébergé par une des associations membres.


Celles associées à nos instances et fonctionnements collectifs :


COPIL :
E - le Copil est composé des "mandataires" et "référents" ...

  • + peut ètre ouvert à d'autres membres permanents disponibles

  • + est ouvert à de nouveaux membres (actifs dans les associations) et pouvant un jour prendre des relais

F - le Copil se réunit chaque mois en réu-tel

  • + physiquement chaque veille de plénière ?

G - le Copil est "convoqué" par Vincent jusqu'en décembre puis par un membre du COPIL qui prend le rôle de secrétaire du COPIL.

  • Le secrétaire est désigné de façon tournante, pour la durée d'un trimestre > il prépare, anime la séance, puis veille aux compte-rendus.

H - est recherché pour la plupart des points vus en Copil un "rapporteur" = la personne déléguée selon le chantier.
I - lien hebdomadaire ; tous les ?? vendredis midi ??, est prévue une réu-tel ouverte

  • pour échanges des actus, points d'intendance, questions reçues à traiter

  • Ce temps-hebdo suivrait des "affaires courantes" en pouvant acter des avancements simples, mais si besoin de choix décisionnel cela passe au Copil mensuel

  • Cela testerait une formule de type "comité de suivi" de l'opérationnel de la Coordin'action


PLENIERES :
J - pour la préparation-information des assos composant les plénières, devient systématique = rapporteur et rapport préalable avec choix proposé-s
  • Variante : un ordre du jour récapitulatif intégrant les rapports, envoyé à l'avance.
K - Les plénières sont découpées en 2 moments : celui sur les points disons courants avec leurs rapports associés

  • + 1 (maxi 2) dossier important à débattre

  • + 1 temps permettant de présenter l'action de l'une des associations membres

L- en perspective, en 2018 :
  • plénière le samedi 13 janvier en Ile-de-France
  • plénière - AG en avril
  • pour mémoire, RNHP début juillet 2018 à Nantes
  • plénière de rentrée en sept/oct 2018

COM
M - mettre dans les chantiers récapitulés dans le tableau-répartition, celui concernant la COM interne pour les échanges avec et entre les assos membres,
Idée d'évolution de la liste "coordinaction@googlegroups.com"
  • l'actualiser (en portant à la connaissance de tous qui la reçoit au sein de chaque association composante) pour garder la confiance interne entre celles-ceux dans cette boucle.
  • la dédoubler ?
    • > ce qui concerne la vie de la Coordin'action : chantiers, plénière, ....
    • > ce qui concerne les enjeux et actus utiles sur l'habitat participatif : une veille partagée de type "interne" (différente de la liste par ailleurs dite yahoo qui est publique)


Extrait de la Reu-tel du COPIL mardi 31 oct, point concernant la "gouvernance" à court terme


Rappel du diagnostic :
- essouflement dans le Copil : nécessité d'un renouvellement des personnes impliquées
- le modèle centralisé avec salariés nationaux de début 2017 se rélève peu adapté et difficile à pérenniser en terme de modèle économique
- besoin de mieux flécher le travail des salariés vers l'avancement des chantiers (et moins sur les compte-rendus/ animation de réunion)

Sur la nouvelle répartition des chantiers (voir tableau panoramique amorcé par Jean-Baptiste ) :
A - Principe qu'une personne ne porte pas plus de 2 chantiers
  • C'est l'association membre qui est impliquée, à travers l'un-e de ses responsables
B - Principe du binôme avec resp 1 et resp 2 (un mandataire et un référent....) de 2 associations différentes
  • Vérifier que chacun-e soit dans les boucles
  • Le resp 2 du binôme serait garant de la transversalité ?
C - Principe de convention avec une feuille de route précise

  • intégrant le mandat de représentation pour le sujet concerné

  • Besoin de "formater" les conventions dont celles qui ont un volet financier et avec apport de compétences

  • >> Vincent prépare une convention type + un grille financière

D - Tout salarié / chargé de mission de la Coordin'action doit être hébergé par une des associations membres.

  • Sur nos instances et fonctionnements collectifs :


COPIL :
E - le Copil est composé des "mandataires" et "référents" ...

  • + peut ètre ouvert à d'autres membres permanents disponibles

  • + est ouvert à de nouveaux membres (actifs dans les associations) d'abord plutôt observateurs et pouvant un jour prendre des relais

F - le Copil se réunit chaque mois en réu-tel

  • + physiquement chaque veille de plénière ?

G - le Copil est invité par Vincent jusqu'en décembre puis par un membre du COPIL qui prend le rôle de secrétaire du COPIL.

  • Le secrétaire est désigné de façon tournante, pour la durée d'un trimestre > il prépare l'ordre du jour, anime la séance, puis veille aux compte-rendus.

H - est recherché pour la plupart des points vus en Copil un "rapporteur" = la personne déléguée selon le chantier.
I - lien hebdomadaire ; tous les vendredis midi à 12h30, est prévue une réu-tel ouverte d'environ 30 mn

  • pour échanges des actus, points d'intendance, questions reçues à traiter

  • Ce temps-hebdo suivrait des "affaires courantes" en pouvant acter des avancements simples, mais si besoin de choix décisionnel cela passe au Copil mensuel

  • Cela testerait une formule de type "comité de suivi" de l'opérationnel de la Coordin'action

  • En parallèle, cela invite à réfléchir aux strates de type : AG / Conseil-Comité pilotage / Bureau exécutif ?


PLENIERES :
J - pour la préparation-information des assos composant les plénières, devient systématique = rapporteur et rapport préalable avec choix proposé-s
  • Variante : un ordre du jour récapitulatif intégrant les rapports, envoyé à l'avance. 10 jours.
K - Les plénières sont découpées en 2 moments : celui sur les points disons courants avec leurs rapports associés

  • + 1 (maxi 2) dossier important à débattre

  • + 1 temps permettant de présenter l'action de l'une des associations membres

L- en perspective, en 2018 :
  • plénière le samedi 13 janvier en Ile-de-France
  • plénière - AG en avril
  • pour mémoire, RNHP début juillet 2018 à Nantes
  • plénière de rentrée en sept/oct 2018
  • Envisager un calendrier d'ensemble de l'année 2018

COM
M - mettre dans les chantiers récapitulés dans le tableau-répartition, celui concernant la COM interne pour les échanges avec et entre les assos membres,
Idée d'évolution de la liste "coordinaction@googlegroups.com"
  • l'actualiser (en portant à la connaissance de tous qui la reçoit au sein de chaque association composante) pour garder la confiance interne entre celles-ceux dans cette boucle.
  • la dédoubler ?
    • > ce qui concerne la vie de la Coordin'action : chantiers, plénière, ....
    • > ce qui concerne les enjeux et actus utiles sur l'habitat participatif : une veille partagée de type "interne" (différente de la liste par ailleurs dite yahoo qui est publique)

COMMENT ?
- Remobilisation des membres actuels du Copil
- La perspective des RNHP de juillet 2018 est un moteur
- Identifier des talents susceptibles de rejoindre le Copil ou les Commissions
- Message à construire vers les assos composantes de la Coordin'action
  • > refondation /énergie /sens
- rassurer en externe à propo du départ de Vincent